Urlaubsübergabe im Kanzleiteam: Aufgaben nachvollziehbar übergeben

„Die Schulung ist soweit vorbereitet, bitte im Blick behalten.“ Dieser Satz klingt nach Übergabe. Für die Kollegin, die einspringt, lässt er jedoch fast alles offen: Ist der Termin bestätigt? Fehlt noch eine Rückmeldung? Darf sie den Raum wechseln? Und wo liegt die letzte Absprache?

Eine brauchbare Urlaubsübergabe macht den nächsten Arbeitsschritt erkennbar. Dieser Leitfaden behandelt dafür die interne Aufgabenorganisation. Berufsrechtliche Vertretungsregelungen, Fristenkontrolle und besondere Zugriffsrechte benötigen ihre eigenen Verfahren und sind nicht Gegenstand dieser Checkliste.

Welche Aufgaben gehören in die Übergabe?

Gehen Sie vor der Abwesenheit Kalender, offene Aufgaben und laufende Abstimmungen durch. Ordnen Sie die relevanten Punkte drei Gruppen zu:

• Während der Abwesenheit bearbeiten: Eine konkrete Aktion ist eingeplant oder eine Rückmeldung wird erwartet. Dafür bestimmen Sie eine übernehmende Person.
• Bewusst bis zur Rückkehr zurückstellen: Die Aufgabe kann nach interner Abstimmung warten. Halten Sie fest, wann sie wieder aufgenommen wird.
• Vorher eine Entscheidung treffen: Zuständigkeit, Umfang oder Freigabe sind noch unklar. Diese Klärung gehört zur Vorbereitung, bevor jemand die Ausführung übernimmt.

Eine lange Liste aller bisherigen Tätigkeiten hilft wenig, wenn die anstehenden Entscheidungen darin untergehen. Fragen Sie bei jedem Eintrag: Was soll während meiner Abwesenheit tatsächlich passieren? Wiederkehrende Aufgaben gehören ebenfalls hinein, wenn ihre Bearbeitung sonst an der abwesenden Person hängt.

Das DGUV-Magazin „top eins“ empfiehlt für die Urlaubsübergabe, Aufgaben und Zuständigkeiten zu verteilen und die Absprachen schriftlich festzuhalten. Das folgende Übergabeblatt ist unsere redaktionelle Konkretisierung dieses organisatorischen Hinweises. Quelle: DGUV top eins.

Ein Übergabeblatt, mit dem die Vertretung weiterarbeiten kann

Legen Sie die Übergabe dort ab, wo das Team vereinbarte Aufgaben ohnehin nachschlägt. Ein Eintrag soll auf die maßgeblichen Unterlagen verweisen. Eine zusätzlich versandte Kopie jedes Dokuments macht dagegen unklar, welcher Stand später gilt.

Das folgende Beispiel ist vollständig fiktiv. Eine Kanzlei bereitet eine interne Softwareschulung vor. Die organisatorisch zuständige Mitarbeiterin geht in Urlaub; eine Kollegin übernimmt die noch offene Abstimmung.

In der tatsächlichen Übergabe verwenden Sie konkrete Namen oder eindeutig zugeordnete Rollen, erreichbare interne Kontakte und ein Datum. „Das Team“ ist als Verantwortlicher zu unbestimmt. „Bei Fragen melden“ lässt wiederum offen, bei wem und zu welchen Entscheidungen.

Die übernehmende Person braucht auch Zeit für die Aufgabe. Sprechen Sie deshalb kurz durch, welche ihrer bisherigen Tätigkeiten unverändert weiterlaufen und wo Sie für die Abwesenheit anders verteilen müssen. Ein Name in der Tabelle allein klärt diese Arbeitsplanung noch nicht.

Die Übernahme vor dem Urlaub gemeinsam prüfen

Gehen Sie einen wichtigen Übergabeeintrag gemeinsam durch. Lassen Sie die übernehmende Person die Unterlagen über ihren eigenen vorgesehenen Zugang öffnen und in eigenen Worten beschreiben, was als Nächstes zu tun ist. So wird sichtbar, ob der Eintrag verständlich ist oder Wissen voraussetzt, das bisher nur die abgebende Person hatte.

Im Schulungsbeispiel könnte sich dabei zeigen, dass der Projektordner erreichbar ist, die letzte Absprache aber ausschließlich in einer persönlichen Nachricht liegt. Klären Sie dann über den vorgesehenen internen Weg, wie die benötigte Information für die Aufgabe verfügbar wird. Ein gemeinsam benutztes Passwort oder eine pauschale Freigabe des gesamten Postfachs ist keine geeignete Abkürzung für diese Prüfung.

Halten Sie anschließend im Eintrag fest, dass die Aufgabe übernommen wurde. Bleibt etwas ungeklärt, nennen Sie den offenen Punkt und die Person, die ihn vor der Abwesenheit entscheidet. Als Ausweichkontakt planen Sie eine verfügbare zuständige Person ein. Die Rückfrage bei der bereits abwesenden Kollegin sollte nicht der vorgesehene Arbeitsablauf sein.

Abwesenheitsnachricht und tatsächliche Bearbeitung abstimmen

Eine automatische Nachricht kann Absendern erklären, wohin sie sich während der Abwesenheit wenden können. Prüfen Sie zuerst intern, welcher Kontakt dafür vorgesehen ist und welche Aufgaben dort tatsächlich ankommen und bearbeitet werden.

Microsoft beschreibt für Outlook zeitlich begrenzte automatische Antworten sowie unterschiedliche Texte für interne und externe Kontakte. Welche Einrichtung verfügbar ist, hängt vom Kontotyp und der verwendeten Outlook-Version ab. Quelle: Microsoft Support.

Stimmen Sie den Inhalt Ihrer Nachricht auf den vereinbarten Ablauf ab: Dauer der Abwesenheit, passender Kontakt und gegebenenfalls die organisatorische Zuständigkeit. Schreiben Sie beispielsweise nur dann, dass eingehende Nachrichten weiterbearbeitet werden, wenn dieser Prozess eingerichtet und zugeordnet ist. Das bloße Einschalten einer Abwesenheitsantwort weist noch niemandem eine Aufgabe zu.

Prüfen Sie den vorgesehenen Kontaktweg vorab mit einer internen Testnachricht ohne Mandanten- oder Personaldaten. Kontrollieren Sie dabei sowohl den angezeigten Antworttext als auch, ob die zuständige Person den vorgesehenen Eingang tatsächlich findet. Beschränken Sie den Test auf die abgestimmten Systeme und Berechtigungen.

Änderungen während der Abwesenheit festhalten

Die Vertretung ergänzt im bestehenden Übergabeeintrag, was sich verändert hat: erledigte Aktion, neue Rückmeldung, getroffene Entscheidung und gegebenenfalls nächster Schritt. So bleibt die Rückgabe an denselben Vorgang gebunden.

Für das Schulungsbeispiel wäre eine brauchbare Ergänzung: „Trainer hat den Termin bestätigt; Bestätigung im Projektordner. Raum ist gebucht. Die technische Vorbereitung steht noch aus und bleibt bei der dafür benannten Person.“ Damit sind Ergebnis und verbleibende Aufgabe getrennt erkennbar.

Neue Aufgaben sollten nicht nur in einer zusätzlichen Nachricht auftauchen. Ordnen Sie sie dem vereinbarten Aufgabenort und einer verantwortlichen Person zu. Bei einem Wechsel der Zuständigkeit halten beide Beteiligten fest, wer den nächsten Schritt übernimmt.

Nach der Rückkehr die Aufgaben zurückgeben

Planen Sie einen kurzen Abgleich ein, bevor die zurückkehrende Person ihre frühere Aufgabenliste weiterbearbeitet. Beginnen Sie mit Veränderungen und offenen Entscheidungen. Bereits abgeschlossene Punkte müssen nicht nochmals ausführlich erzählt werden, wenn das Ergebnis nachvollziehbar dokumentiert ist.

Klären Sie für die verbliebenen Aufgaben, ob sie zurückgehen oder bei der Vertretung bleiben. Im Schulungsbeispiel kann die Kollegin die Terminabstimmung abschließen, während die technische Vorbereitung weiterhin bei einer dritten Person liegt. Die Rückkehr löst diese Zuordnung nicht automatisch auf.

Wiederkehrende Lücken gehören anschließend in Ihre reguläre Kanzleiorganisation: etwa ein schwer auffindbarer Aufgabenstand, ungeklärte Freigaben oder fehlende Übergabepunkte. Bearbeiten Sie die konkrete Ursache, statt dieselbe Erklärung vor jedem Urlaub erneut zu schreiben.

Checkliste für Ihre nächste Urlaubsübergabe