Dokumentenmanagement in der Kanzlei

Die Datei hat einen Platz im Ablauf

Nehmen Sie einen wiederkehrenden organisatorischen Vorgang, etwa den Eingang einer angeforderten Unterlage. Beschreiben Sie, wie das Dokument ankommt, wer es zuordnet und wo anschließend sichtbar wird, dass es bearbeitet werden kann. Bleiben mehrere dieser Schritte nur im persönlichen Postfach, kann eine gemeinsame Ablage allein die fehlende Übergabe nicht ersetzen.

Unterscheiden Sie den Speicherort vom Bearbeitungsstatus. „Im Ordner vorhanden“ beantwortet nicht, ob eine Datei bereits geprüft wurde. Ebenso ist eine Nachricht „erledigt“ ohne eindeutigen Bezug auf das Dokument schwer nachvollziehbar. Definieren Sie gemeinsam, welche Information an welchem Ort geführt wird.

Ein solcher Arbeitsweg gehört zur Kanzleiorganisation. Die konkrete Dokumentenablage vertieft dabei nur einen Teil des gesamten Prozesses.

Dateinamen helfen, ersetzen aber keine Zuordnung

Vereinbaren Sie wenige verständliche Bestandteile für Dateinamen, soweit Ihre verwendete Software das sinnvoll unterstützt. Entscheidend ist, dass das Team dieselbe Bedeutung versteht. Prüfen Sie an einem Beispiel, ob ein Datum Eingang, Erstellung oder Bearbeitung bezeichnet. Unterschiedliche Auslegungen machen auch eine ordentlich aussehende Ablage unzuverlässig.

Vermeiden Sie es, sensible Informationen nur für bequemeres Wiederfinden an zusätzliche Stellen zu kopieren. Welche Daten wo verwendet werden dürfen, muss im konkreten Kanzleikontext geprüft sein. Dieser Beitrag beschreibt einen organisatorischen Prüfweg und ersetzt keine rechtliche oder technische Freigabe Ihrer Dokumentenlösung.

Fassungen und Freigaben auseinanderhalten

Ein Versionsverlauf kann frühere Fassungen einer Datei sichtbar machen. Microsoft beschreibt für entsprechende SharePoint-Listen und Bibliotheken die Einsicht in den Versionsverlauf; die verfügbaren Funktionen hängen von Produkt und Einrichtung ab. Microsoft: Versionsverlauf einer Datei.

Eine neuere Version ist jedoch nicht automatisch eine fachlich freigegebene Version. Halten Sie deshalb fest, woran das Team die Freigabe erkennt und wer sie erteilen darf. Verwenden Sie für einen Test bewusst zwei Fassungen, damit Sie diese Unterscheidung tatsächlich überprüfen können.

Die Tabelle ist eine Arbeitshilfe für den eigenen Ablauf. Sie bestätigt weder die Sicherheit noch die rechtliche Eignung eines Produkts.

Fiktives Beispiel: Eingang und Bearbeitung werden getrennt

Eine Kanzlei erhält eine ergänzende Unterlage. Die zuständige Person ordnet sie dem vorgesehenen Vorgang zu und dokumentiert den Eingang. Die fachliche Prüfung übernimmt anschließend die dafür verantwortliche Person. Erst nach deren Prüfung wird der Status entsprechend geändert.

Im fiktiven Ausgangszustand hätte das Team nur den Eingang per E-Mail weitergeleitet. Im beschriebenen Ablauf kann die Vertretung erkennen, dass die Unterlage angekommen ist, die Prüfung aber noch aussteht. Ob die verwendete Software diese Trennung unterstützt, muss die Kanzlei mit einem Test prüfen.

Ein konkreter Dateitest für die DMS-Vorführung

Wenn Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) prüfen, bringen Sie einen eigenen, künstlichen Testfall zur Vorführung mit. Eine allgemeine Funktionsliste beantwortet noch nicht, wie Ihr Team damit arbeitet. Für einen organisatorischen Test können zwei Fassungen eines erfundenen Dokuments und zwei freigegebene Testrollen genügen.

1. Eingang zuordnen: Eine Person legt die erste Testfassung im vorgesehenen Vorgang ab. Die zweite findet sie anhand der Informationen, die im Arbeitsalltag verfügbar wären.
2. Änderung erkennen: Die erste Person ergänzt eine vereinbarte Textstelle. Die zweite soll die Änderung und die vorherige Fassung nachvollziehen können, soweit die Lösung diese Funktion anbietet.
3. Freigabe unterscheiden: Eine bearbeitete Fassung erhält noch keine Freigabe. Prüfen Sie, ob die zweite Person diesen Unterschied ohne mündlichen Hinweis erkennt.
4. Übergabe prüfen: Lassen Sie die zuständige Person im Test ausfallen. Ist erkennbar, wer übernimmt und was noch offen ist?
5. Ausnahme festhalten: Eine Datei wird absichtlich einem unklaren Vorgang zugeordnet. Prüfen Sie, wie das Team den Fehler bemerkt und korrigiert, ohne eine zusätzliche ungeklärte Kopie anzulegen.

Notieren Sie zu jedem Schritt: funktioniert in der gezeigten Einrichtung, benötigt eine Anpassung oder ist noch ungeprüft. Ein erfolgreicher Test an zwei Dateien belegt diesen Ablauf; er bestätigt weder sämtliche Produktfunktionen noch die rechtliche Eignung Ihrer gesamten Installation. Welche Daten übernommen, aufbewahrt oder gelöscht werden dürfen, gehört in die gesonderte Prüfung der konkreten Umsetzung.

Erst einen Ablauf stabilisieren, dann erweitern

Beobachten Sie im Pilot, welche Rückfragen weiterhin entstehen. Muss das Team Dateien mehrfach ablegen? Werden unterschiedliche Fassungen außerhalb des vorgesehenen Systems bearbeitet? Fehlt bei Übergaben eine konkrete nächste Aufgabe? Diese Beobachtungen bilden eine Anforderungsliste für Anpassungen oder die Auswahl einer anderen Lösung.

Planen Sie auch den Ausnahmefall: Eine Datei kann nicht geöffnet werden, die Zuordnung ist unklar oder die verantwortliche Person fehlt. Ein definierter Rückfrageweg hilft, solche Fälle weiterzubearbeiten und offene Fragen zu klären.

KanzleiPerformance kann mit Ihnen den Dokumentenweg und die Übergaben zwischen vorhandenen Systemen betrachten. Beginnen Sie dafür mit einem klar begrenzten Vorgang und abgestimmten Testunterlagen.