KI-Agenten in der Kanzlei sinnvoll einsetzen

Was unterscheidet einen Agenten vom Chatbot?

Ein einfacher Chatbot gibt auf eine Eingabe eine Antwort aus. Ein werkzeuggestützter Agent kann zusätzlich Informationen abrufen oder Aktionen in angebundenen Systemen vorschlagen und ausführen lassen. Die Grenze ist fließend: Auch eine Chatoberfläche kann Werkzeuge nutzen. Der Produktname verrät deshalb noch nicht, welche Zugriffe tatsächlich bestehen.

Anthropic beschreibt für selbst definierte Werkzeuge eine Trennung: Das Modell fordert einen Werkzeugaufruf an, die angebundene Anwendung führt ihn aus und liefert ein Ergebnis zurück. Diese Architektur zeigt, warum die Kontrolle nicht allein aus einer Formulierung im Prompt bestehen sollte. Anthropic: Werkzeugnutzung

Für Ihre Kanzlei lautet die praktische Frage somit: Darf das System nur einen Entwurf erzeugen, oder darf es auch den zugehörigen Datensatz verändern und eine Nachricht versenden? Das sind unterschiedliche Berechtigungen, die Sie getrennt beschreiben sollten.

Mit einer begrenzten Vorarbeit beginnen

Ein geeigneter erster Versuch könnte darin bestehen, aus freigegebenen internen Arbeitsanweisungen eine Checkliste zu einem bekannten Verwaltungsablauf vorzubereiten. Verwenden Sie dafür einen abgegrenzten Dokumentensatz und verlangen Sie zu jedem vorgeschlagenen Schritt die zugrunde liegende Fundstelle.

Im Pilot bleibt das Ergebnis ein Entwurf. Eine verantwortliche Person vergleicht ihn mit den Originalunterlagen. Fehlen Angaben oder widersprechen sich Vorlagen, soll das System die Lücke benennen. Es soll keine vermeintlich passende Regel ergänzen, nur damit die Checkliste vollständig wirkt.

Für einen fest definierten Datentransfer benötigen Sie nicht automatisch ein Sprachmodell. Wenn die Aufgabe aus eindeutig festgelegten Feldern und Regeln besteht, prüfen Sie einen gewöhnlichen Workflow. Ein Agent ist dann interessant, wenn die Aufgabe tatsächlich eine sprachliche Einordnung oder Auswahl benötigt.

Eine Aufgabenmatrix für den Pilotbetrieb

Die folgende Matrix ist ein fiktiver Planungsvorschlag und keine Aussage, dass Ihre vorhandene Software diese Funktionen bereits unterstützt.

Nehmen Sie zunächst nur eine Zeile in Betrieb. Damit bleiben Zuständigkeit, erwartetes Ergebnis und Fehlerfälle überschaubar. Eine erfolgreiche Demonstration mit vollständigen Testdaten beweist noch nicht, dass die Aufgabe mit abweichenden Eingaben zuverlässig funktioniert.

Freigaben an die tatsächliche Aktion binden

Bei einer vorbereiteten E-Mail sollte die prüfende Person Empfänger, Betreff und Nachricht sehen. Ändert sich danach der Inhalt, muss die Freigabe für die neue Fassung erneut geprüft werden. Eine allgemeine Zustimmung zum Projekt ist kein technischer Nachweis dafür, dass gerade diese Nachricht korrekt ist.

Ein fiktiver Test macht das sichtbar: Die geprüfte Fassung A bestätigt nur den Eingang eines Dokuments. Nach der Freigabe ergänzt das System in Fassung B einen Rückruf am nächsten Morgen. Der ursprüngliche Klick darf B nicht freigeben. Lassen Sie im Test genau diese Änderung vornehmen und prüfen Sie, ob die Ausführung anhält. Dokumentieren Sie, welche Fassung geprüft und welche tatsächlich verwendet wurde.

n8n beschreibt hierfür Freigabeschritte vor Werkzeugaufrufen: Die Ausführung wartet, bis ein Mensch die vorgeschlagene Aktion annimmt oder ablehnt. Der Anbieter unterscheidet außerdem zwischen Zustimmung, Ablehnung und ausbleibender Antwort. n8n: menschliche Kontrolle in KI-Workflows

Für den Kanzleipiloten empfehlen wir, bei fehlender Antwort nichts zu versenden und den Vorgang an einen festgelegten Verantwortlichen zu geben. Testen Sie diese Verzweigung ebenso wie den erfolgreichen Versand. Eine Freigabeschaltfläche allein sagt noch nicht, ob der nachfolgende Ablauf bei Ablehnung wirklich stoppt.

Sechs Testfälle vor echten Kanzleidaten

Arbeiten Sie zuerst mit künstlichen Beispielen. Notieren Sie für jeden Test das erwartete Verhalten und vergleichen Sie es anschließend mit dem tatsächlich ausgeführten Schritt.

1. Vollständige Eingabe: Der Entwurf verwendet nur die bereitgestellten Angaben.
2. Fehlende Pflichtangabe: Das System fragt nach oder hält an.
3. Zwei ähnliche Datensätze: Es wählt nicht stillschweigend einen davon.
4. Widersprüchliche Arbeitsanweisungen: Beide Fundstellen werden zur Klärung angezeigt.
5. Abgelehnte Aktion: Der externe Schritt findet tatsächlich nicht statt.
6. Zeitüberschreitung oder Verbindungsfehler: Der Status bleibt sichtbar und der Vorgang wird nicht doppelt ausgeführt.

Prüfen Sie außerdem, welche Informationen im Protokoll landen. Ein brauchbarer Nachweis muss die Ausführung nachvollziehbar machen, ohne dafür unnötig vollständige vertrauliche Inhalte zu vervielfältigen. Datenzugriffe, eingesetzte Anbieter und die konkreten Vertraulichkeitsanforderungen müssen vor einem Einsatz mit echten Kanzleidaten geklärt werden.

Wann sollte der Pilot stoppen?

Definieren Sie vorab Abbruchkriterien: wiederholt falsche Zuordnungen, unerkannte Widersprüche, Aktionen trotz Ablehnung oder fehlende Ausführungsnachweise. In solchen Fällen reicht es nicht, nur den Prompt freundlicher zu formulieren. Prüfen Sie den Ablauf, die Berechtigungen und die technische Fehlerbehandlung.

Bewerten Sie den Nutzen anschließend einschließlich Kontrolle und Nacharbeit. Ein schneller Entwurf hilft wenig, wenn seine Prüfung mehr Aufwand verursacht als der bisherige Arbeitsschritt. Zur übergeordneten Planung finden Sie unseren Leitfaden zur Digitalisierung der Anwaltskanzlei. Die dortige Prozessaufnahme ist die Grundlage, auf der sich eine konkrete Agentenaufgabe sinnvoll abgrenzen lässt.