Digitalisierung der Anwaltskanzlei:
Beim Arbeitsweg anfangen.
Daten werden abgetippt, Unterlagen nachgefordert und Rechnungen von Hand vorbereitet. Welche dieser Aufgaben sollte Ihre Kanzlei zuerst digital verbinden?
In diesem Artikel
Kurz erklärt
Beginnen Sie mit einem wiederkehrenden Prozess und seinen Übergaben. Klären Sie Datenquelle, Zuständigkeiten und Freigaben. Prüfen Sie anschließend die Funktionen Ihrer Systeme und testen Sie den Ablauf mit Testdaten. Digitalisierung umfasst dabei mehr als die Aktenanlage: auch Kommunikation, Dokumente, Aufgaben und Abrechnung gehören auf den Prüfstand.
Digital ist noch nicht verbunden
Ein Onlineformular und eine digitale Akte können nebeneinander bestehen, während das Sekretariat weiterhin alle Angaben überträgt. Der Medienwechsel ist dann verschwunden, die manuelle Arbeit aber geblieben. Entscheidend ist deshalb die Frage: Wie gelangt eine Information in den nächsten Arbeitsschritt?
Zeichnen Sie den Weg einer Anfrage auf. Welche Angaben kommen über die Website, welche per Telefon und welche später per E-Mail? Wo werden sie gespeichert? An welcher Stelle muss jemand vergleichen, ergänzen oder nachfragen? Aus diesen Übergaben entstehen konkrete Anforderungen an Ihre Digitalisierung.
Datenübernahme
Benennen Sie für jede Angabe ein führendes System. Legen Sie fest, wie Änderungen übernommen und doppelte Einträge erkannt werden sollen. Prüfen Sie außerdem, welche Daten für den nächsten Schritt tatsächlich erforderlich sind.
Dokumente und Kommunikation
Unterlagen anfordern, ihren Eingang zuordnen und eine Nachricht vorbereiten sind verschiedene Arbeitsschritte. Beschreiben Sie sie einzeln. Eine automatische Erinnerung darf nicht weiterlaufen, wenn der Vorgang bereits erledigt ist.
Akten und Abrechnung
Aktenanlage und Rechnungsvorbereitung können an erfasste Daten anschließen. Dafür müssen die Zuordnung, die Abrechnungsvorgaben und die vorgesehenen Freigaben klar sein. Ein unvollständiger Datensatz sollte nicht unbemerkt in weitere Schritte wandern.
Die Umsetzung in vier Schritten
1
Prozess auswählen
Wählen Sie einen häufigen, abgrenzbaren Ablauf. Erfassen Sie Bearbeitungszeit, Rückfragen und typische Fehler. Beginnen Sie dort, wo das Team ein konkretes Problem benennen kann.
2
Systeme prüfen
Prüfen Sie vorhandene Schnittstellen, Exportmöglichkeiten und Berechtigungen. Beschreiben Sie den gewünschten Datenaustausch, bevor Sie über zusätzliche Werkzeuge entscheiden. Fehlende Funktionen können einen Softwarewechsel zum Thema machen.
3
Workflow testen
Testen Sie vollständige und unvollständige Eingaben, doppelte Anfragen und einen Ausfall der Verbindung. Legen Sie fest, wie das Team einen Fehler erkennt und die Bearbeitung manuell fortsetzt.
4
Im Alltag nachsteuern
Starten Sie mit einem begrenzten Einsatzbereich. Sammeln Sie Rückmeldungen und prüfen Sie, welche Handgriffe noch notwendig sind. Erst danach erweitern Sie den Workflow um weitere Schritte.
Was konkret verbunden werden kann
Beispiele für zu prüfende Abläufe. Keine Aussage, dass jede Kanzleisoftware diese Verbindungen bereits unterstützt.
| Aufgabe | Workflow | Kontrolle |
|---|---|---|
| Anfragedaten | Formularangaben in den zugehörigen Vorgang übernehmen. | Zuordnung und Pflichtangaben prüfen. |
| Unterlagen | Fehlende Dokumente auflisten und Rückmeldung vorbereiten. | Eingänge abgleichen, Erinnerung stoppen. |
| Unterschrift | Unterlagen über den gewählten Signaturablauf versenden. | Dokumentfassung und erforderliche Freigabe prüfen. |
| Abrechnung | Rechnungsentwurf aus den vereinbarten Daten vorbereiten. | Vorgaben und Versandfreigabe kontrollieren. |
Tabelle seitlich verschieben, um alle Spalten zu lesen.
Welche Rolle spielen KI-Agenten?
KI-Agenten können bei der Vorbereitung unterstützen: Prozessbeschreibungen strukturieren, Textentwürfe erstellen oder Testergebnisse zusammenfassen. Für einen fest definierten Datentransfer reicht dagegen häufig ein regelbasierter Workflow. Wählen Sie die Technik nach der Aufgabe, nicht nach dem Etikett.
Bevor ein Werkzeug mit echten Kanzleidaten arbeitet, müssen die vorgesehenen Datenzugriffe, der Anbieter und die Sicherheitsanforderungen geprüft sein. Nutzen Sie für erste Tests künstliche oder geeignet anonymisierte Daten. Eine gelungene Demonstration ersetzt diese Prüfung nicht.
Auch die Übergabe an Ihr Team gehört zur Umsetzung. Dokumentieren Sie, was der Workflow auslöst, wo sein Status sichtbar ist und wer bei Problemen zuständig ist. Halten Sie einen manuellen Weg bereit. So können Mitarbeitende den Ablauf nachvollziehen, statt sich auf eine unsichtbare Hintergrundfunktion verlassen zu müssen.
Vor dem Start prüfen
Diese Punkte sollten für den ausgewählten Ablauf beantwortet sein:
Die Häkchen bleiben nur in dieser Ansicht. Es werden keine Angaben gespeichert oder übertragen.
Kein Softwarewechsel ohne Anforderungsliste
Notieren Sie die Abläufe, die Ihre heutige Software nicht ausreichend unterstützt. Lassen Sie sich diese konkreten Fälle in einer möglichen neuen Lösung zeigen. Eine allgemeine Funktionsliste sagt noch nicht, ob Ihr Arbeitsweg damit umsetzbar ist.
Häufige Fragen
Müssen wir die gesamte Kanzlei auf einmal umstellen?
Nein. Ein abgegrenzter Prozess erlaubt es, Voraussetzungen und Ausnahmen überschaubar zu testen. Weitere Abläufe können darauf aufbauen, wenn die erste Umsetzung im Alltag geprüft wurde.
Geht es nur um die automatische Aktenanlage?
Nein. Auch Datenübernahmen, Dokumentenanforderungen, Aufgaben, Signaturabläufe und Rechnungsvorbereitung können betrachtet werden. Priorität haben die Arbeitsschritte, die Ihr Team heute konkret belasten.
Wann lohnt sich ein neuer Workflow?
Vergleichen Sie den bisherigen Zeitaufwand mit Einrichtung, laufender Betreuung und verbleibenden Korrekturen. Prüfen Sie auch die Häufigkeit der Aufgabe. Ein selten genutzter Ablauf braucht eine andere Abwägung als tägliche Handarbeit.
Welchen Ablauf verbinden wir zuerst?
KanzleiPerformance analysiert mit Ihnen die Prozesse, prüft die vorhandenen Systeme und setzt vereinbarte Automatisierungen um. Bei Bedarf begleiten wir auch die Auswahl und den Wechsel der Software.
Weiterlesen
Redaktioneller Praxisleitfaden auf Grundlage der beschriebenen KanzleiPerformance-Arbeitsabläufe. Technische Möglichkeiten sind für die jeweilige Software zu prüfen. Der Beitrag ersetzt keine Prüfung von Datenschutz, Vertraulichkeit oder besonderen Formanforderungen.
