Mitarbeiterempfehlungen im Kanzlei-Recruiting sinnvoll organisieren

„Ich kenne da jemanden“ kann ein hilfreicher Anfang sein. Danach entstehen jedoch leicht unterschiedliche Erwartungen: Soll die Kollegin nur den Stellenlink weitergeben, bereits Unterlagen beschaffen oder eine Rückmeldung zur Eignung einholen? Klären Sie diese Übergabe, bevor Sie Ihr Team um Empfehlungen bitten. Sonst wird aus einem freundlichen Hinweis unbemerkt eine zusätzliche Recruiting-Aufgabe.

Eine konkrete Stelle macht den Hinweis verständlich

Stellen Sie Ihrem Team einen aktuellen Link zur offenen Position bereit. Die Seite sollte erkennen lassen, welche Aufgaben vorgesehen sind, welche Erfahrung gebraucht wird und an wen sich Interessierte wenden können. Eine kurze interne Nachricht kann ergänzen, welche Rolle gerade besonders gesucht wird und wer Rückfragen beantwortet.

Das KOFA beschreibt Mitarbeiterempfehlungen als Vorschläge aus dem eigenen Umfeld oder als Weitergabe einer Stellenausschreibung. Es empfiehlt verständliche Regeln und betont, dass die Verantwortung für die Rekrutierung bei den zuständigen Führungskräften beziehungsweise beim Personalbereich liegt. Die empfehlende Person übernimmt damit keine Verantwortung für die spätere Arbeitsleistung.

Für eine kleine Kanzlei lässt sich daraus ein überschaubarer Start ableiten: Mitarbeitende können den geprüften Stellenlink freiwillig weitergeben. Interessierte melden sich selbst über den angegebenen Kontaktweg. Die Kollegin muss weder ein privates Adressbuch zusammentragen noch vorab die Eignung einer bekannten Person beurteilen.

Prüfen Sie den Link vor dem Teilen auf dem Smartphone. Ist die Stelle noch offen? Ist der Arbeitsort eindeutig? Funktioniert die Kontaktmöglichkeit? Ein Screenshot einer alten Anzeige kann nach einer Änderung weiter zirkulieren. Ein aktueller Link mit nachvollziehbaren Angaben ist deshalb die bessere Arbeitsgrundlage.

Den Übergang vom Hinweis zur Bewerbung festlegen

Die folgende Prozesskarte ist ein redaktioneller Organisationsvorschlag. Sie trennt vier Vorgänge, die im Alltag häufig mit demselben Wort „Empfehlung“ bezeichnet werden. Ordnen Sie die Rollen konkreten Personen Ihrer Kanzlei zu.

Ein weitergeleiteter Link ist in diesem Modell noch keine Bewerbung. Auch eine Frage nach dem Stundenumfang kann zunächst ein unverbindlicher Kontakt sein. Vereinbaren Sie diese Begriffe intern, bevor Sie Zahlen zum Empfehlungsweg auswerten. So zählt das Team nicht denselben Vorgang einmal als Hinweis, ein zweites Mal als Kontakt und ein drittes Mal als neue Bewerbung.

Fiktives Beispiel: Zwei Hinweise, unterschiedliche nächste Schritte

Die folgenden Situationen sind fiktiv. Sie zeigen, wie die Übergabe aussehen kann; daraus lässt sich keine Erfolgsquote ableiten.

Eine Mitarbeiterin schickt einer früheren Kollegin den Link zu einer offenen ReFa-Stelle. Diese bedankt sich, sucht derzeit aber keine neue Position. Der Vorgang endet dort. Es gibt keinen Bewerbungseingang, den das Kanzleiteam nachverfolgen müsste. Die Mitarbeiterin soll auch nicht regelmäßig nachfragen müssen, ob sich die Entscheidung geändert hat.

Ein anderes Teammitglied teilt denselben Link mit einem beruflichen Kontakt. Die interessierte Person schreibt selbst an die genannte Kanzleiadresse und fragt zunächst, ob eine bestimmte Arbeitszeitverteilung möglich ist. Die Ansprechperson klärt die Frage. Erst als die Person anschließend ausdrücklich am Auswahlverfahren teilnehmen möchte und die vereinbarten Angaben übermittelt, erfasst die Kanzlei den Vorgang als Bewerbung.

Für die Zuordnung reicht im vorgeschlagenen Arbeitsablauf ein Hinweis am vorhandenen Bewerbungsvorgang, etwa „Zugang über Mitarbeiterempfehlung“. Wenn für ein vereinbartes Programm zusätzlich die empfehlende Person dokumentiert werden muss, wird dies im dafür festgelegten Verfahren behandelt. Eine zweite Bewerberliste nur für Empfehlungen würde einen weiteren Ort schaffen, an dem der Bearbeitungsstand gepflegt werden müsste.

Empfehlungen im regulären Auswahlverfahren bearbeiten

Bestimmen Sie vorab, welche Informationen die Kanzlei für die betreffende Rolle benötigt. Ein persönlicher Kontakt kann den Weg zur Bewerbung eröffnen; die beruflichen Anforderungen müssen im weiteren Verfahren trotzdem nachvollziehbar geprüft werden.

Die US-Personalbehörde OPM beschreibt strukturierte Interviews mit gleichen vorbereiteten Fragen und gemeinsamen Bewertungsmaßstäben. Das ist eine methodische Orientierung. Für den hier vorgeschlagenen Kanzleiablauf heißt das: Empfohlene Bewerbende werden anhand derselben zuvor festgelegten Anforderungen betrachtet. Ein zusätzlicher Lebenslauf im persönlichen Postfach eines Partners darf nicht dazu führen, dass die zuständige Koordination von der Bewerbung nichts erfährt.

Benennen Sie auch, wer Fragen aus dem Team beantwortet. Die empfehlende Person kann wissen wollen, ob der Kontaktweg funktioniert hat. Die inhaltliche Rückmeldung zur Bewerbung bespricht die zuständige Person direkt mit den Bewerbenden. Formulieren Sie für Ihr Team, welche organisatorischen Informationen zurückgegeben werden und welche Gesprächsinhalte bei den Auswahlverantwortlichen bleiben.

Eine Prämie braucht vorher geklärte Bedingungen

Falls Sie eine Anerkennung oder Prämie vorsehen, legen Sie die Bedingungen vor der Ankündigung fest. Das KOFA empfiehlt hierzu transparente Regeln. Für Ihr internes Briefing sind insbesondere diese Fragen hilfreich: Für welche offenen Stellen gilt das Programm? Welches Ereignis löst die Anerkennung aus? Wer klärt, wenn mehrere Personen denselben Kontakt nennen? Wer beantwortet Rückfragen?

Lassen Sie die konkrete Ausgestaltung und Abwicklung durch die dafür zuständigen Personen prüfen. Eine bestimmte Prämienhöhe lässt sich aus diesem Organisationsmodell nicht ableiten. Führen Sie im Gespräch mit dem Team keine Zusagen ein, deren Bedingungen intern noch offen sind.

Auch ohne Prämienmodell können Sie einen klaren Weg zum freiwilligen Teilen der Stellenanzeige anbieten. Machen Sie ausdrücklich deutlich, dass niemand private Kontakte einbringen muss und aus ausbleibenden Empfehlungen kein persönlicher Vorwurf entsteht. Wenn Mitarbeitende die Stelle ungern weiterempfehlen, hören Sie zunächst zu: Vielleicht sind Aufgaben oder Arbeitsbedingungen noch nicht verständlich geklärt.

Einen kleinen Probelauf mit künstlichen Beispielen durchführen

Testen Sie den Ablauf vor der Einführung mit zwei erfundenen Vorgängen: Ein Stellenlink wird nur geteilt; eine interessierte Person nimmt anschließend selbst Kontakt auf. Prüfen Sie, ob das Team beide Situationen unterschiedlich einordnet und ob die Zuständigkeit nach dem tatsächlichen Eingang klar ist.

Sehen Sie nach den ersten tatsächlichen Eingängen gemeinsam nach, wo Rückfragen entstanden sind. Fehlt eine Stelleninformation, verbessern Sie die Anzeige. Bleibt ein Kontakt liegen, klären Sie die Zuständigkeit. Halten Sie Anzahl der Eingänge, Auswahlentscheidungen und offene Verfahren getrennt, statt aus wenigen Fällen eine allgemeine Erfolgsquote für Mitarbeiterempfehlungen abzuleiten.

Für die anschließende Arbeit an Zuständigkeiten und Übergaben finden Sie im Beitrag zur Kanzleiorganisation den passenden Anschluss. Der Empfehlungsweg kann klein beginnen, solange jeder Beteiligte seinen nächsten Schritt kennt.