Stellenanzeige für ReFa: vom Briefing zum Text

„Wir suchen Verstärkung für unser dynamisches Team“ lässt offen, ob Sie jemanden für das Sekretariat, für die Abrechnung oder für die Unterstützung eines bestimmten Dezernats suchen. Eine Anzeige kann diese Unklarheit nicht durch ein freundliches Foto ausgleichen. Die erste Aufgabe liegt bei der Kanzlei: den tatsächlichen Personalbedarf so zu beschreiben, dass Außenstehende ihn verstehen.

Den Arbeitsalltag vor den Anzeigentext stellen

Notieren Sie die Aufgaben, die die neue Person nach der Einarbeitung übernehmen soll. Beschreiben Sie dabei die Tätigkeit und die Schnittstelle: Wer liefert Informationen, was wird bearbeitet und wer nimmt das Ergebnis entgegen? So wird aus „Organisationstalent“ beispielsweise ein erkennbarer Aufgabenbereich im Sekretariat.

Lassen Sie die Liste von den Personen prüfen, die heute diese Arbeit erledigen. Klären Sie besonders, welche Aufgaben nur gelegentlich anfallen und welche den Alltag bestimmen. Vermeiden Sie es, in einer Ausschreibung mehrere bislang ungeklärte Rollen zusammenzufassen. Wenn Sie eine erfahrene Kraft für selbstständige Aufgaben suchen, muss der Text anders aussehen als bei einer Rolle mit umfangreicher Einarbeitung.

Die Bundesagentur für Arbeit betont in einem Arbeitgeberinterview zur Personalsuche die Bedeutung von Unternehmensdarstellung, Stellenbeschreibung, Anforderungen und einfacher Kontaktaufnahme. Der Beitrag stammt aus 2019; seine Zukunftsprognosen und damaligen Marktangaben werden hier nicht als heutige Fakten übernommen.

Muss-Kriterien von erlernbaren Kenntnissen trennen

Gehen Sie jeden Anforderungspunkt mit einer Gegenfrage durch: Was könnte die Person ohne diese Fähigkeit zunächst nicht erledigen? Wenn Sie darauf keine konkrete Antwort haben, gehört der Punkt möglicherweise nicht in die Pflichtliste.

Eine bestimmte Softwareerfahrung ist beispielsweise anders zu beurteilen, wenn Sie eine feste Einarbeitung anbieten können. Das heißt nicht, dass jede Qualifikation ersetzbar ist. Es heißt, dass die Entscheidung aus der tatsächlichen Stelle folgen sollte. Das KOFA empfiehlt bei Stellenanzeigen, notwendige und wünschenswerte Anforderungen klar zu unterscheiden und Vorteile konkret zu benennen.

Vermeiden Sie außerdem pauschale Eigenschaften, die sich im Auswahlgespräch kaum nachvollziehbar prüfen lassen. Beschreiben Sie stattdessen die Arbeitssituation. Aus „belastbar“ kann im internen Briefing etwa die Frage werden, wie häufig mehrere Telefonanfragen parallel auftreten und wie die Vertretung organisiert ist. Eine ungelöste Überlastung sollte nicht in eine Eigenschaft des gesuchten Menschen umbenannt werden.

Fiktives Briefing für eine ReFa-Stelle

Die folgende Arbeitshilfe ist fiktiv. Sie ist weder eine tatsächlich offene Stelle noch eine Vorlage mit geprüften Bedingungen für Ihre Kanzlei. Übernehmen Sie nur Angaben, die Ihr Team ausdrücklich bestätigt hat.

Aus dem Briefing einen konkreten Absatz schreiben

Das folgende fiktive Textmuster zeigt Aufgaben und Zusammenarbeit. Es ist kein vollständiges Stellenangebot. Arbeitsort, Stundenumfang, Vergütung, Anforderungen und Kontakt müssen aus dem bestätigten Stellenprofil ergänzt werden.

Der Absatz beantwortet drei konkrete Fragen: Was werde ich tun, mit wem arbeite ich und wie werde ich eingearbeitet? Er setzt allerdings voraus, dass die genannten Zuständigkeiten tatsächlich bestehen. Prüfen Sie jede Aussage am Arbeitsalltag Ihrer Kanzlei, bevor Sie sie verwenden.

Vorteile so beschreiben, dass sie überprüfbar sind

„Flexible Arbeitszeiten“ kann vieles bedeuten. Benennen Sie, welches Modell tatsächlich angeboten wird und welche Abstimmung erforderlich ist. Dasselbe gilt für Fortbildung, mobiles Arbeiten oder einen Fahrtkostenzuschuss. Wenn die Entscheidung noch offen ist, klären Sie sie vor Veröffentlichung, statt eine vorteilhafte Auslegung den Bewerbenden zu überlassen.

Erfragen Sie im Team, welche Arbeitsbedingungen im Alltag geschätzt werden. Verwenden Sie Mitarbeiterzitate nur mit tatsächlicher Zustimmung und ohne den Inhalt zu erfinden. Ein sachlicher Einblick in die Zusammenarbeit kann auch ohne Zitat auskommen: Wer hilft bei Fragen? Wie erfolgt die Einarbeitung? Wo werden Änderungen besprochen?

Den Bewerbungsweg selbst ausprobieren

Öffnen Sie die fertige Anzeige auf einem Smartphone und durchlaufen Sie den vorgesehenen Kontaktweg mit Testdaten. Sind Ansprechperson und benötigte Unterlagen klar? Lassen sich Dateien in den angegebenen Formaten übermitteln? Kommt die Testbewerbung bei der richtigen Person an? Ist eine Vertretung benannt?

Eine kurze erste Kontaktaufnahme ist nur sinnvoll, wenn anschließend jemand erreichbar ist. Legen Sie deshalb vor der Veröffentlichung fest, wann Unterlagen gesichtet und Rückmeldungen gegeben werden. Prüfen Sie die endgültige Ausschreibung auch gegen die für Ihre Kanzlei geltenden Anforderungen; dieser Beitrag behandelt die inhaltliche und organisatorische Vorbereitung.

Der Zusammenhang zwischen Aufgaben und Personalbedarf wird im Beitrag Kanzleiorganisation erläutert. KanzleiPerformance unterstützt Sie dabei, aus dem geklärten Bedarf eine verständliche Ansprache und einen bearbeitbaren Bewerbungsweg zu entwickeln.